CAIXINHA DE FERRAMENTAS 1

Olá, filhotes do papai-aqui! É com muito garbo, elegância & picardia que inauguro uma nova seção neste blog, com atualizações semanais: a Caixinha de Ferramentas. Finalmente, começarei a cumprir uma das promessas expressas desde o início das nossas transmissões: oferecer ferramentas de gestão simples, adaptadas às necessidades do empreendedor. Gosto muitíssimo dessa idéia de ferramentas porque, mesmo quando elas não solucionam efetivamente seus problemas, elas servem ao menos para expressá-los de maneira gráfica e objetiva, facilitando a comunicação entre os colaboradores, o feedback com as equipes e a avaliação do tamanho do abacaxi. Essas ferramentas são, portanto, um dispositivo diagnóstico, estratégico e pedagógico muito interessante. Espero que gostem!

Toda semana, mostrarei e explicarei como usar uma ferramenta simples e intuitiva para a tomada de decisões, avaliação de mercados, espionagem da concorrência, prospecção de oportunidades, gestão de patentes, coleta de dados sobre clientes, etc. Algumas delas foram desenvolvidas por especialistas consagrados — como Porter e Kotler — e já são bem conhecidas da administração. Outras, porém (como a que vem a seguir), foram criadas por mim-mesmo. Os diagramas, como todos deste blog, foram desenhados a-mão pelas freirinhas albinas, manetas e zarolhas enclausuradas eternamente num convento carmelita incrustado nas montanhas áridas & gélidas da Província de Lüderbach. Elas ficarão muitíssimo revoltadas se vocês não usarem e compartilharem essas ferramentas.

Então o negócio é o seguinte. Você, como todo pequeno empresário, sabe (porque o titio aqui já lhe contou) que precisará cumprir com vários serviços ao mesmo tempo durante os primeiros anos da sua empresa. Você não terá empregados, secretários, assessores nem odaliscas & eunucos abanando sua cacunda e lhe servindo tâmaras silvestres. Você será um exército de um homem só! Daí um belo dia você chega à sua empresa e encontra os telefones tocando adoidado e a caixa de e-mails lotada. Seu sócio surtou! Seu cliente está furibundo porque seu produto encrencou. Seus fornecedores relapsos o deixaram num mato sem GPS. O gerente do seu banco está no seu encalço; ele traz jagunços! E, para piorar, há uma cartinha ameaçadora da Receita Federal esperando por você nos correios.

¿Você já passou por aqueles dias em que seu mundo caiu e você não sabe por onde começar a juntar os cacos? A ferramenta a seguir ajudá-lo-á a se organizar, priorizando os problemas por seu grau de urgência, complexidade e conseqüência. Você poderá empregá-la para decidir sobre a alocação de tempo e de outros recursos, tais como dinheiro, pessoal, etc. Com efeito, há alguns problemas que são urgentes, mas não são complexos nem geradores de consequências. Exemplo: atender clientes ao telefone. Outros problemas são complexos, mas não são urgentes nem geradores de conseqüências. Exemplo: pesquisar estratégias dos concorrentes. E há problemas que são geradores de conseqüências sem ser complexos nem urgentes. Exemplo: declarar impostos. Ok: isso é complexo também!

O hexágono abaixo representa seu problema. Ele tem três parâmetros, representados pelas semirretas: urgência, conseqüência e complexidade. Portanto, há seis mixagens possíveis: consequência com urgência, complexidade com conseqüência, urgência com complexidade. As setas apontam para o grau máximo de intensidade do parâmetro: quanto mais próximo delas, maior será o grau. Você deverá estimar um valor mental para cada parâmetro. Ligando os pontos, eles formarão um polígono. Quanto maior for a área deste polígono e quanto mais próximo ele estiver do perímetro do hexágono, maior será a prioridade e a quantidade de recursos que você deverá dedicar para resolver o problema. Parece complexo, mas usando esta ferramenta freqüentemente, você acabará a internalizando.

Veja que cada hexágono comporta duas avaliações simultâneas (uma na metade de cima, outra na metade de baixo) — o que permitir-lhe-á comparar a importância de dois problemas que estiverem competindo por sua prioridade. Uma outra forma de usar esta ferramenta é, em vez de comparar as áreas dos polígonos formados pela ligação dos pontos, comparar o tamanho das linhas formadas por problemas que só tenham dois parâmetros conhecidos. Como toda ferramenta, esta também tem seus limites e defeitos. Ela não lhe dará nenhuma pista para estimar o grau de complexidade, conseqüência ou urgência dos problemas. E dependendo dos ângulos formados pela posição dos pontos, serão criados polígonos que lhe darão uma dimensão enganosa do problema. Então, beba com moderação!

Até-mais-ver!

Ferramenta estratégica para priorização de decisões concorrentes.